4 manières efficaces mais méconnues de prendre des décisions collectives à distance
Que cela soit dû à l’éloignement, au confinement, au télétravail ou à des horaires différents, qu’on le veuille ou non, décider à distance devient de plus en plus fréquent.
Pour se mettre d’accord le premier réflexe est souvent de se réunir pour parler, la visio peut être un substitut de présentiel.
Si vous aimez ça, ne vous en privez pas.
Avantage : pouvoir utiliser des outils informatiques facilement (partage de documents, sondage, etc.)
Inconvénient : les difficultés de connexion, la fatigue, la perte d’information, le casse-tête de trouver un créneau commun…
Si j’écris cet article, c’est pour vous parler de solutions alternatives qui vont plus loin que la gouvernance partagée.
Voila 4 précieuses manières de prendre des décisions collectives à distance, classées de la plus économe en énergie à celle qui génère le plus d’intelligence collective et d’adhésion.
Et cerise sur le gâteau, toutes ces manières sont asynchrones, c’est-à-dire que tout le monde n’a pas à être disponible au même moment !
1. Economie d'énergie maximale : Le partage d'intention
La personne qui veut prendre une décision l’annonce sur une messagerie ou par email :
« J’ai l’intention de … »
Le principe est « qui ne dit mot consent », si personne ne réagit, la personne met en œuvre sa décision. Si la décision n’est pas réversible, il faut laisser un délai de réaction avant de la mettre en œuvre.
Avantage : ultra simple et économe en énergie, bonne information de tout le monde, respect des limites de chacun·e
Inconvénient : pas d’intelligence collective, faible adhésion
Voir la fiche complète de ce processus.
2. Un bon entre-deux : la consultation
Si vous avez la légitimité suffisante pour prendre la décision, plutôt que de décider seul·e, vous pouvez écrire ou appeler individuellement les gens concernés ou compétents puis décider (consultation individuelle).
Avantage : simple, crée du lien, peut être rapide, intelligence collective correcte, créativité du décideur
Inconvénient : délicat de trancher un sujet clivé, peut se révéler trop chronophage si beaucoup de personnes sont impliquées, compliqué quand l’on n’est pas sûr de qui est concerné, adhésion moyenne
2 bis. Une alternative pratique : la sollicitation d'avis.
Faites votre proposition, invitez les gens compétents ou concernés à commenter (dans le doute invitez-les) avant une date limite claire. Si nécessaire échangez directement avec des personnes, puis prenez votre décision et partagez-la.
Avantage : simple et plutôt économe en énergie, intelligence collective correcte, créativité du décideur
Inconvénient : délicat de trancher un sujet clivé,, délai incompressible, adhésion moyenne
Voir la fiche complète de ce processus
3. Rapidité et équité maximales : la Décision Algorithmique
A) Créez un « algorithme » (il peut être simple : faire la moyenne des réponses, ou plus complexe)
B) Partagez et invitez à partager sur un document en ligne les informations nécessaires pour se positionner.
C) Invitez chacun·e à donner sa réponse à la question. Ex : « Quel budget attribuer à ce projet ? »
D) La compilation des réponses par l’algorithme donne le résultat.
Avantage : très rapide et économe en énergie, équitable décision potentiellement modifiable en permanence (si les gens peuvent modifier leur réponse), possible à très nombreux, forte adhésion.
Inconvénient : nécessite d’être inspiré·e pour l’algorithme et risque de manipulation (le pouvoir se trouve là), uniquement utilisable pour décider d’un critère mesurable (temps, argent, zone géographique…), pas de créativité.
Voir la fiche complète de ce processus
4. Créativité maximale : Le vote à choix multiples
Organisez plutôt un vote à choix multiples :
A) Présentez le sujet dans un document en ligne, invitez chacun ·e à noter dans un document les infos importantes, son ressenti.
B) Invitez les personnes inspirées à émettre une proposition, (vous pouvez aussi toutes les faire mais l’adhésion et la créativité peuvent en pâtir)
C) (facultatif) Ouvrez un espace d’échange sur les propositions qui va permettre aux proposeurs de les améliorer.
D) Chacun·e vote, ou note toutes les propositions, la proposition avec la plus haute adhésion est retenue.
Avantage : simple, forte intelligence collective, forte créativité, équitable, très forte adhésion, met les participant·es dans une posture constructive.
Inconvénient : énergivore, plusieurs étapes avec chacune un délai
Voir la fiche complète de ce processus.
En conclusion
Avant d’utiliser un processus, il est toujours préférable que la gouvernance de votre organisation l’autorise explicitement, mais si la décision dépend d’un de vos rôles vous avez probablement la
légitimité suffisante.
Vous voilà outillé·e pour prendre des décisions à distance, en vous adaptant à différentes situations.
Si vous voulez expérimenter tous ces processus et monter en compétences, les formations de Gouvernance Intégrative existent pour cela.
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